Si leíste mi post sobre arrancarle minutos a tu día a través del ciclo de la gestión de tiempo y ya le has ganado la batalla a tus rutinas, quizás te hayas cruzado con algún enemigo que te ha intentado boicotear tu proceso de cambio.
Si quieres gestionar tu tiempo de forma eficaz debes ser consciente de los enemigos que te van a perseguir.
Probablemente tú no te has dado cuenta de que existen y que están ahí, pero seguramente cuando termines de leer esta entrada, te des cuenta de que tienes más de uno. Por lo que tendrás que hacer malabarismos y entrenar duro para hacerles frente.
Enemigo #1 Preocuparse innecesariamente
La preocupación no tiene por qué ser negativa siempre que se use para detectar errores o algo que no funciona y te ayude a tomar medidas para solucionarlo.
Pero probablemente, la mayoría de las veces te preocupes demasiado por cosas que no tienen importancia, lo cual bloquea tu mente. Por no hablar de que pueden causarte problemas de salud como el estrés o la ansiedad.
Pierdes un tiempo muy valioso en darle vueltas en tu cabeza a asuntos que no merecen la pena. Tienes que tender a centrarte en lo importante.
Enemigo #2 Confiar en tu memoria
Como te habrás dado cuenta, tu cerebro no es igual al de un ordenador. Ni tu memoria tiene la misma capacidad que cualquier dispositivo con un disco duro decente.
No dejes que tu memoria se sobrecaliente porque llegará un día en que deje de funcionar correctamente y se funda, sin avisar, como si fuera una simple bombilla.
Descarga todos los datos que llenan tu disco duro y libera tu mente para que pueda pensar y reaccionar con claridad y rapidez. Formatéate para aumentar la velocidad de tu sistema.
Estar cansado, sobrecargado y estresado solo te lleva a ser más lento y menos productivo.
Solo te hace falta un lápiz y un papel para vaciar tu mente. Y si no, puedes echar manos a la multitud de aplicaciones que hay en el mercado para conseguirlo.
Enemigo #3 No saber lo que se tarda en hacer las cosas
Ya te hablé de esto en el post que te menciono más arriba. ¿Cómo vas a pretender ser más productivo si no sabes el tiempo que tardas en hacer una tarea determinada?
Todo lo que es medible se puede mejorar. Si no te va a ser imposible controlar tu progreso.
Puede parecerte una tontería, pero sabiendo el tiempo que empleas desarrollando ciertas actividades solo te facilitará que organices y planifiques tu día de manera más eficaz.
Te pongo un ejemplo práctico: eres de esas personas a las que les llama un colega o tu pareja una tarde de martes para salir a tomar algo. ¡Madre mía! Tienes un montón de cosas que terminar para poder liberarte y salir. Y tu amigo no para de preguntarte a qué hora vas a terminar para quedar contigo. Debe de haBerte calado ya y sabe que eres un poco impuntual (ohh!! Otro enemigo que te acecha!!). Haz cuenta:
- Tienes que hacerte algo de pasta con salsa para llevarte en el tupper mañana al trabajo y eso te lleva 15min.
- Tienes que fregar la loza que has ensuciado, no son más de 5min.
- Esperar a que pare la lavadora para dejar la ropa tendida. El programa que le has puesto es el eco de 90min y ya lleva 1h funcionando así que te faltan 30min aún para que termine.
- Y luego tenderla que son otros 10min más.
Veamos, 15min de la pasta más 5 min de fregoteo, son 20min. Aún le faltan 10min a la lavadora. Mmm… «¡Anda! Si es lo que tardo en ducharme y ponerme guapetón» te dices. Así que puedes responderle a tu amigo que en 40min terminas y que tardas 10min en llegar al local en donde os vais a tomar unas cervezas.
Tú colega contento porque no vas a hacerle esperar esta vez. Y tú eufórico porque has hecho todo eso en 40min, te ha dado tiempo a ponerte guapete, tu amigo no se ha enfadado contigo esta vez y encima martes de cañas y tapas. ¿Qué más se puede pedir?
Enemigo #4 Confundir prioridades
¿Quién no empuja de lado aquellas tareas que le resultan más desagradables, pesadas o, a criterio propio, les son menos beneficiosas? ¡Tú! Y yo… aquí no estoy para engañarte.
La priorización es una tarea sencilla, fácil de aprender y aplicar; siempre y cuando la uses habitualmente y le hayas cogido la medida.
Te diré que las tareas que permanecen pendientes en tu lista solo te consumen energía:
- Primero tienes que tenerlas en mente o apuntadas en algún lugar de tu agenda o teléfono móvil.
- Segundo, probablemente te salten a tus ojos de forma constante con el ruidito con el que el móvil te recuerda que se está quedando sin batería, siendo realmente molestas.
- Y tercero si están ahí es porque es necesario que las hagas y es mejor realizarlas con tiempo y no minutos antes de cumplir el plazo, porque siempre puede aparecer cualquier problema inesperado. Lo que te generará muuucho estrés y ansiedad.
Enemigo #5 La multitarea
Una mala gestión del tiempo y el permitir que se te acumulen una cantidad considerable de tareas sin terminar, puede ocasionar que termines inclinándote a la multitarea. El yo puedo con todo a la vez porque soy así de guay y perfecto.
¡Error! Te repito que tú no eres un ordenador. No puedes tener cientos de pestañas abiertas en tu navegador o ventanas abiertas con un montón de programas funcionando a la vez.
Tener cientos de cientos de pestañas abiertas en tu mente no te hará tan eficiente como Chrome –El pretender realizar varias tareas a la vez solo te hará menos eficiente.
Por un lado tenemos el costo de tiempo que supone pasar de una actividad a otra. Lo que significa poner en «stand by» una y volver a ponerte al día sobre la otra mientras vas cambiando.
Y por otro, al ir trotando de una a otra, aumenta las posibilidades de cometer algún error en la ejecución. Tu cerebro se vuelve loco.
Enemigo #6 La falta de concentración
En dos palabras: «Im-prescindible» en una tarea de vital importancia como es la gestión de tu tiempo.
Saber elegir entre estar pendiente de aquello que te distrae o estar enfocado y con toda tu atención en lo que estás haciendo.
Si priorizas tus tareas y trabajas con ellas hasta completarlas con un buen nivel de concentración, solo obtendrás beneficios. Rapidez y resultados óptimos.
Pásate por este post, donde te hablo un poquito más de la concentración.
Enemigo #7 Sumideros de tiempo
Elegir y descartar todo lo que no es relevante es la única manera que tienes de hacer más en el tiempo del que dispones.
Te voy a nombrar 3 posibles sumideros por los que estés desperdiciando tiempo en tu día a día:
Emails. Somos esclavos del correo electrónico. Todo lo que nos llega nos creemos que es urgente e importante y entramos en el juego en el que queremos responder a todos inmediatamente. Relaja y deja un tiempo acotado y delimitado para ello. Lo que sea realmente urgente o de importancia te llegará por otros medios más directos.
Televisión. Y no digo que sea malo el momento de desconectar de tu trabajo o rutina con tu película o serie preferida. Yo también lo hago. Pero si verlas te supone dejar de hacer otras cosas mayor importancia, te recomiendo que las grabes o las veas online, si tienes esa posibilidad. Así te asegurarás que disfrutarás de ellas en el momento perfecto.
Redes sociales. ¡Ainss! Que ya pensabas que no iban a salir, ¿eh? Sí, nos quitan mucho tiempo, no te estoy descubriendo nada nuevo, seguro. Son una fuente enorme de distracciones. Igual que con el correo, intenta limitar los momentos en que echas mano de ellas.
Y como no me cuesta nada darte un consejo más, te diré que como tu tiempo es dinero y, salvo que no sean actividades educativas las que realices con la tv o las RRSS, igual es mejor que dediques más tiempo para preparar tu siguiente día.
Enemigo #8 El desorden
La desorganización es otro de los grandes enemigos que te acechan. Ser organizado es rentable.
Y sino piensa en la cantidad de tiempo que pierdes buscando en papeles que tienes sobre la mesa, lo que tardas en encontrar el paquete de arroz que tienes en algún lugar de tu despensa, probablemente al fondo de las latas de conserva, o los minutos que gastas en buscar en tu correo electrónico la fecha y hora de la cita con la que habías quedado con tu cliente.
Si no quieres terminar agotado y sofocado y con menos minutos aprovechables en tu día a día, busca un sistema de organización que te permita tener lo que necesitas en lugar alcanzable y localizable.
Enemigo #9 La impuntualidad
(¡Aquí salió este! Si ya te lo había avisado mientras quedabas con tu amigo)
A parte de que tu imagen se ve afectada y pierdes credibilidad, a nadie le gusta quedar ni tratar con impuntuales. Refleja falta de compromiso, desinterés y falta de respeto a los demás.
Además ser impuntual supone generar pérdidas y costes en tu productividad. Provoca retrasos acumulados y en cadena y te provoca problemas de atención.
Si llegas tarde a esa reunión de tu departamento, habrás perdido el hilo de la conversación, no sabes ni entiendes de qué va la cosa y no te queda otra que desconectar, bien mirando el correo o redes sociales, o bien pensando en cómo pasar a pasar el próximo viernes con tu familia. Y muy probablemente es una reunión que te afecta directamente y en la que tendrías mucho que decir, y sobre todo, aportar para mejorar algún punto.
Enemigo #10 El perfeccionismo
¡Este es el mío! Me persigue una y otra vez. Jo, y hay veces que puede ser muy dañino.
Y es que muchas de las personas más brillantes (¡ojo! no digo que yo lo sea) se pierden en querer hacer todo perfecto. Tienen muchas dificultades en saber cuándo parar y en darse cuenta de que lo que ya han realizado es suficientemente bueno.
Perder más tiempo del debido en tareas que en las que ya con lo que le has dedicado es suficiente es un error muy común que paraliza y posterga que algunas cosas pasen.
Muchas veces te ha podido pasar que has querido mostrar tu creación pero no la has considerado lo suficientemente buena para que el mundo o tu entorno disfrute de ellas.
No permitas que el mundo se pierda tus creacciones por ser tan perfeccionista –Si eres de esos que cambia el tapizado de todos los sofás de su casa cuando solo le hace falta rematar la cremallera del cojín que tiene en uno de ellos, ya puedes ir cambiando de actitud. No diseñes un palacio cuando tu hijo/sobrino solo te ha pedido que le ayudes con su castillo de arena en la playa.
Enemigo #11 La procrastinación
Mira que a la gente le gusta esta palabra, con lo difícil que cuesta pronunciarla.
En definitiva, posponer. Otro enemigo de la gestión del tiempo. Podría escribir un libro sobre ello, de hecho hay ya muchos escritos, pero con darte unas pinceladas es suficiente.
Procrastinar es dejar lo que tienes que hacer para hacerlo en otro momento. Ni más ni menos. Y eso te puede llevar a que cuando consideres que es el mejor momento para hacerlo, sea porque ya vas tarde.
No has querido salir con el sol y el calor que pega a cambiar el sentido de los raíles de la vía del tren y ahora va a descarrilar.
Lo que puedes hacer y suele ser muy útil es analizar. Evalúa cuándo sueles posponer tareas, por qué y en qué tareas se da. Estudia cómo se manifiesta la demora en tu vida y síguele la pista.
Una vez que hayas detectado la causa raíz de tus postergación, define una buena estrategia para combatirla.
Enemigo #12 La repetición
Consecuencia de la multitarea. Eres incapaz de centrarte y focalizar en una sola actividad que encima las mezclas con alguna más. Como resultado la ineficiencia y tienes que volver a ponerte con ello.
Con suerte habrás escarmentado y ya trabajarás en ella de forma individual pero es tarde, ya has perdido tiempo y es lo único que no se puede recuperar.
¡Espabila! El tiempo es lo único que no se puede recuperar –O puede ocurrir que realizas una cantidad ingente de tareas muy repetitivas a lo largo de tu día. Al final solo genera letargo e inactividad. Te aburre y terminas perdiendo atención.
Intenta automatizar todo lo que puedas. Y aquí puedes ayudarte de las máquinas.
Enemigo #13 Objetivos poco claros
Buenooo… anda que no te he hablado ya de esto. La importancia de tener objetivos bien claros y definidos.
Que luego pasa lo que pasa, te ponen metas y cuando estás llegando a ellas te pierdes por el camino porque no encuentras el motivo por el que te la pusiste. Has perdido la visión de lo que quieres conseguir y el porqué es importante.
Perder la noción de lo que estás haciendo implica haber perdido mucho tiempo y esfuerzo por el camino.
Enemigo #14 Las interrupciones
Quiero dejar claro que algunas interrupciones no serán malas pero, en su gran mayoría, sí que te serán negativas.
Si te llaman del colegio de tu hijo diciendo que se ha puesto malito el pobre, seguro que querrás dejar todo lo que tienes entre manos para ir a estar con él y llevarlo al médico.
Aquí es cuando entra tu capacidad para discernir qué se considera importante o no. Evalúa cada situación y negocia una respuesta a las interrupciones que se te presenten. Además debes de identificar aquellas circunstancias en las que tengas control.
Algo que sin duda te ayudará será el saber decir que no y para ello viene muy bien aprender tácticas de comunicación. Terminarán ahorrándote mucho tiempo.
Enemigo #15 Las crisis
Tanto personales como profesionales. Y es que si te desmoronas por cualquier motivo, terminará afectando a tu equipo o a tus seres más cercanos.
«Está bien celebrar los éxitos, pero es más importante prestar atención a las lecciones de los fracasos» – Bill Gates –Si lo necesitas realmente, no dudes en darte tiempo. Tiempo para poner en orden tus emociones, tiempo para retirarse hasta que te sientas bien. Da un paso atrás si es necesario, antes de seguir avanzando.
¿Cómo combatir a los enemigos de la gestión del tiempo?
A todos nos pasa que las horas que tenemos al día se nos hacen insuficiente y eso nos supera. Por esto es tan importante una gestión del tiempo eficaz, para llevar a cabo nuestras tareas con éxito.
En sucesivas semanas iré hablándote sobre métodos y técnicas para que las aprendas y las pongas en práctica.
Pero para ir abriendo boca, te aconsejo que emplees tu tiempo con prudencia. Utiliza límites y acota momentos siempre que sea necesario. Y no te olvides de delegar si es necesario.
El tiempo es un recurso limitado y hay que aprender a manejarlo para trabajar de manera productiva y eficiente.
Cualquier esfuerzo que merezca la pena, requiere hacerlo con tiempo y persistencia. Puedes crear el espacio limitado para hacer realidad tus metas y proyectos.
