Hoy traigo a un invitado muy especial: Javier Santos de administraciónvirtual.es, en donde se dedica a ayudar con las tareas rutinarias más tediosas a otros emprendedores. Para que estos se dediquen a lo más importante de sus negocios: proyectos, contenido de valor, preparar conferencias, etc.
No se me ha ocurrido otra persona mejor para hablarte de la gestión de la bandeja de entrada. No te distraigo más y te dejo con el artículo tan útil que ha escrito.
La manera de comunicarnos ha cambiado, eso ya lo tenemos claro desde hace muchos años. Si estás leyendo esto, raro sería que no recibas al día una buena cantidad de correos electrónicos. Posiblemente incluso tu trabajo gire alrededor del email, ya sea porque te encargas de la atención al cliente o simplemente porque la usas como herramienta de comunicación habitual con tus compañeros, proveedores, clientes, amigos, etc. Pero como pasa muchas veces, que usemos mucho una herramienta no quiere decir que la usemos bien, y por eso hoy vengo al blog de Carmen a hablarte sobre cómo gestionar tu email de manera eficiente.
Mi trabajo como asistente virtual me obliga a trabajar de manera muy intensa con el correo electrónico, y ojo, no solo con el mío, también con el de algunos de mis clientes. Manejar 8 o 10 cuentas de correo (en las épocas más tranquilas) requiere de cierta organización y seguir una serie de normas si no quiero que el email me esclavice.
A continuación te presento cómo gestiono yo el email y cómo recomiendo a todos mis clientes y lectores que lo hagan.
Lo primero, no dejes que el email controle tu agenda
La mayoría de las personas tienen continuamente abierto el programa de gestión del correo, gmail, outlook, thunderbird, el que sea. No solo eso, incluso tienen activadas las notificaciones para que les avise cada vez que llega un nuevo email.
Esto, que es una práctica habitual, es un gran error, porque nos hace estar continuamente pendiente de nuestro email y acudir a él de manera inmediata cuando entra algo nuevo. Como te puedes imaginas esto es una tortura para nuestra productividad. Ya que interrumpimos constantemente nuestra concentración en aquella tarea que estamos haciendo para ver lo que pone el correo que acabamos de recibir.
Actuar de esta manera solo es justificada en ciertos trabajos muy puntuales. Por ejemplo, si eres el encargado de dar soporte a tus clientes a través de un sistema de tickets que te llegan por email y que obviamente debes atender lo antes posible. Y aun así, habría que estudiar la prioridad de los mismos.
Mi propuesta es la siguiente, marca en tu agenda diaria una serie de momentos en los que revisarás tu bandeja de entrada y el resto del tiempo, manten cerrada la aplicación de correo electrónico.
Marca en tu agenda momentos para revisar tu bandeja de entrada para ser más eficiente –Debemos entender que cuando mandamos un email, estamos usando un método de comunicación asíncrono y por lo tanto, la respuesta no tiene porqué producirse de manera inmediata. Seguramente si necesitas una respuesta inmediata de tu interlocutor lo llamarás por teléfono y así tendrás la solución a tu problema en la misma llamada.
Aplicando este sistema podrás centrarte en otras cosas muy importantes de tu trabajo, ya sea como emprendedor o como trabajador por cuenta ajena. Podrás hacer las tareas para las que realmente estás ahí, lo que hará avanzar tu negocio o aquello para lo que te han contratado. Y en determinados momentos, 2, 3, 4 veces al día o las que tú necesites, por supuesto, checkearás el correo electrónico y atenderás las cuestiones que surjan a través de él. Para ello, a continuación veremos cómo manejar tu bandeja de entrada.
La manera correcta de gestionar tu bandeja de entrada
Vale, ha llegado el momento, nuestra agenda marca que es hora de comprobar el correo electrónico y nos disponemos a ello pero ¿cómo hacerlo de la manera más eficiente posible?, sigue estos consejos:
Distingue entre gestionar tu correo y contestar tu correo
Siempre que abras un correo electrónico deberás tomar una acción sobre él, pero esto no quiere decir que debas contestarlo o hacer la tarea que te encargan en ese mismo momento, las diferentes acciones que podemos tomar respecto a un email son las siguientes:
- Borrarlo, no creo que haya que explicar mucho más sobre esto. Son correos que no nos interesan y no queremos tenerlos molestando en nuestra bandeja de entrada.
- Archivarlo, es una opción que mucha gente no utiliza. Debemos aplicarla cuando se trata de un correo que nos informa de algo pero que no implica ninguna tarea que tengamos que hacer.
- Planificar, es un correo en el que se nos encarga alguna tarea pero que no vamos a realizar de manera inmediata sino que la incluimos en nuestra lista de tareas o en nuestra agenda para hacerla en el momento más oportuno.
- Contestarlo, pues eso, ofrecer una respuesta a nuestro interlocutor.
Dentro de la gestión de email que te he indicado, te hago la siguiente propuesta, si cuando estás gestionando tu bandeja de entrada te encuentras con un email que puedes contestar de manera casi inmediata en menos de 2 minutos, hazlo y quítatelo de enmedio.
Crea filtros que te ayuden a gestionar tu bandeja de entrada
Los filtros son una característica que todas las herramientas de gestión de correos tienen y que no mucha gente usa. Mediante los filtros podemos automatizar parte de la gestión de nuestra bandeja de entrada.
Para el que no los conozca diremos que los filtros son reglas que indican algo así como “si el correo cumple ciertos requisitos debes hacer esto”. Por ejemplo, si el remitente es “email de nuestro jefe” añadir la etiqueta “importante”; de esta manera siempre podremos identificar de manera rápida los emails que provienen de cierta persona a los que debemos prestar especial atención.
No envíes tus correos conforme los escribes
Este consejo deja a mucha gente en fuera de juego pero ya verás como si aplicas esto junto al resto de estrategias de gestión del email que te estoy contando tu vida (al menos la laboral) cambiará radicalmente.
Vale, llegó la hora de gestionar nuestra bandeja de entrada y empezamos por el primero, lo contestamos, el segundo, lo contestamos, el tercero, nos planificamos una nueva tarea, el cuarto, lo borramos, ¿sabéis lo que habrá ocurrido en este tiempo?, posiblemente hayamos recibido una respuesta a nuestra primera contestación y por lo tanto entramos en un bucle infinito que nos atrapa. Es un partido de tenis que es imposible ganar porque jugamos nosotros contra todas las personas que nos escriben a la vez.
La solución, programa tus envíos. Si estamos gestionando nuestro correo, por ejemplo de once a doce de la mañana, utiliza alguna herramienta que te permita escribir tu correo ahora y que lo envíe a la hora que tu le indiques, en este ejemplo sería a las 12, ya que a esta hora cerrarás tu gestor de correo y pasarás a realizar otra tarea, las respuestas deberás gestionarlas en tu próxima franja de gestión del email. Herramientas de este tipo hay muchas, yo uso streak, que además de esto me instala todo un crm en mi propio gmail, pero hay otras más sencillas que también lo ofrecen, boomerang o the top inbox son algunos ejemplos.
Programa el envío de tus correos para no entrar en un bucle infinito que te atrape –Practica en Inbox 0
Esta técnica consiste en dejar vacía cada día tu bandeja de entrada. Así, tal cual, al final del día no debes tener ningún correo electrónico en tu bandeja de entrada. ¿Pero Javi te has vuelto loco? Tranquilidad, que no digo que tengamos que borrarlo todo y perder toda la información, faltaría más.
Ya he dicho antes que mucha gente no usa la opción de archivar y deberíamos hacerlo continuamente (ojo, solo con lo que realmente debamos guardar, stop al síndrome de diógenes digital). La bandeja de entrada debe ser solo para los correo que están esperando el momento de ser gestionados. Si ya te has creado una tarea a partir de ellos usa toda la información que necesites y archívalo, tranquilo que podrás acceder a él siempre que lo necesites, pero ya no estará en tu bandeja de entrada contribuyendo a tu sensación de agobio por todo lo que tienes pendiente de hacer.
La sensación de terminar el día con la bandeja de entrada vacía es algo que dificilmente seré capaz de describirte aquí. Para mi ha supuesto un antes y un después en mi forma de trabajar. Cuando abro mi gmail en la bandeja de entrada tengo muy pocos correos, de un vistazo puedo ver más o menos de que va la cosa y cuando me toca gestionar mis correos siempre tomo una acción sobre ellos como ya hemos visto antes, borrar, archivar, planificar o contestar; y todas estas opciones quitan el email de mi bandeja de entrada. Al final del día, paz absoluta.
Conclusión
Aprende a gestionar tu email de manera eficiente y deja de sentirte un esclavo del correo electrónico.
Aplicar todos los consejos y técnicas que te he ofrecido en este post de más de 1500 palabras puede parecer complicado, pero hazme caso, es más sencillo de lo que parece. Empieza poco a poco, con solo uno de las técnicas propuestas, cuando veas el beneficio inmediato querrás ir implementando las demás poco a poco. Descubrirás las ventajas de trabajar correctamente con tu correo electrónico y en ese momento ya no habrá vuelta atrás, no comprenderás cómo la gente gestiona tan mal su bandeja de entrada y querrás enseñarles a todos cuál es la manera correcta de hacerlo.
Si te interesa la productividad, también tengo para ti el ebook gratuitoMejora tu productividad y reduce un 30% tu jornada laboral donde, además de hablar más sobre la correcta gestión del correo electrónico, te cuento cómo puedes categorizar tus tareas para saber qué hacer con cada una de ellas, te doy consejos para organizar reuniones más productivas o te hablo de algunas de mis herramientas de productividad favoritas.
