En este nuevo post te traigo un sencillo método que te va a permitir adquirir más tiempo para tu desarrollo personal. No solo esto si no que podrás encontrar la solución a muchos de tus problemas.
DMAIC es al acrónimo que se refiere a las fases de una de las metodologías más básicas para la resolución de problemas, cuando se implementa Six Sigma. Este es un modelo estandarizado de mejora que podrás seguir cada vez que lo necesites.
Consiste en 5 fases conectadas de forma lógica entre sí (Definir, Medir, Analizar, Mejorar (Improvement en inglés), Controlar). Cada una de las cuales usa diferentes herramientas para dar respuesta a las preguntas específicas que van a dirigir el proceso de mejora.
La estructuración de este método lo hace casi infalible para capturar y corregir errores o problemas en todos los procesos que siguen una serie de pasos o a la hora de planificar algún proyecto.
Usa Six Sigma y DMAIC para resolver eficazmente tus problemas –Como ejemplos pueden ser: obtener más tiempo para tu desarrollo personal o crecimiento, mejorar tu productividad, o mejorar cualquier proceso o diseño.
Fases del método DMAMC
A continuación, voy a explicar de forma muy sencilla en qué consiste el proceso DMAMC, cuáles son sus fases y los pasos que hay que dar en cada una de ellas.
Definir – ¿Qué es lo importante?
Aquí hay que tener claro varios conceptos a definir:
- El problema.
- El objetivo final que se pretende.
- La actividad de mejora para llegar a la solución.
Dentro de este apartado es muy interesante detectar las posibles fuentes de ineficiencia.
No te preocupes, que te voy a enseñar un ejemplo muy claro, más adelante.
Medir – ¿Cómo lo estás haciendo ahora?
Para saber qué necesitas, es importante medir tus niveles actuales de rendimiento para saber qué tienes que mejorar exactamente.
Pero antes de esto, tienes que determinar qué vas a medir.
La autoevaluación precisa a través de la medición, te van a ayudar a determinar dónde te encuentras, cuantificar tus parámetros de rendimiento. Y así tapar las posibles fugas o problemas con los que te estás encontrando.
Analizar – ¿Qué está mal?
Analizar el proceso que sigues en la actualidad es una fase esencial para determinar cuáles de los pasos que das son defectuosos. De esta forma, vas a poder identificar las causas del problema.
Entiende la razón del porqué quieres mejorar y reconoce las causas potenciales de tu problema.
Este es un buen momento para determinar posibles oportunidades de mejora.
Mejorar – ¿Qué necesitas hacer?
Como objetivo de esta web y mi misión en especial, la mejora debe ser una constante en tu vida. Es la única manera que tienes para poder eliminar la causa raíz de cualquier problemática que se te dé.
Desarrolla y cuantifica soluciones potenciales para optimizar el proceso.
Una vez tengas un listado claro, evalúa cada propuesta y selecciona una solución final.
Controlar – ¿Cómo vas a garantizar el progreso?
Es hora de implementar la solución en esta fase del método.
Una vez propuestas las acciones de mejora que han salido de las fases anteriores, tendrás que estar atento sobre cualquier variación que pueda presentarse y que amenace con la vuelta al problema.
Tendrás que garantizar que la mejora se mantiene en el tiempo, así como asegurarte si vas a poder identificar nuevos problemas.
Ahora te voy a poner un ejemplo para que compruebes el potencial de este método.
¿Quieres ganar tiempo para tu desarrollo personal?
Voy a definir tu tiempo libre como aquel tiempo que te ha sobrado una vez ya realizados todos los compromisos profesionales que tenías.
Este período de tiempo sería el que usas en tus proyectos personales, tus aficiones, para formación, diversión con tus seres queridos o, simplemente, el que empleas para relajarte.
Es en definitiva el tiempo que utilizas para tu desarrollo personal, de la mejor manera que consideres.
Necesario es que hagas una inversión continua e incremental de este tiempo para mejorar la calidad de tu vida. Así este tiempo no debería resumirse en ráfagas cortas y aisladas.
Una vez claro esta definición, ¿quién no querría maximizar y aumentar el tiempo que dedicamos a nuestro crecimiento personal?
¿Quién quiere maximizar y aumentar el tiempo que dedica a su crecimiento personal? –Para ello voy a enseñarte cómo aplicar la metodología DMAMC en este problema concreto.
Fase 1: La Definición
En este caso, está claro cuál sería tu obejtivo: bajo tiempo libre. Lo cual te permite poco espacio para tu mejora personal.
El segundo paso es definir para tener bien cristalino cuál es el objetivo final que persigues y en este caso sería más tiempo para ti.
Como tercer paso tienes la definición de la mejora para llegar a la solución. Para este caso podría ser reducir el tiempo que empleas en cumplir con tus compromisos laborales. O bien, maximizar el tiempo del que dispones. Que en resumidas cuentas es lo mismo.
También es interesante identificar algunas fugas en tu tiempo productivo: distracciones, uso excesivo de tu dispositivo móvil, la procrastinación o cualquier mal hábito que pueda estar influyendo en tu productividad.
Imagina que una de tus fuentes de ineficiencia es la asistencia a numerosas reuniones en las que consideras que no tendrías que ir. O las conversaciones continuas poco productivas con tus compañeros de trabajo sobre temas no profesionales.
Fase 2: La Medición
¿Tienes solo 4 horas a la semana para dedicarlas a tus proyectos personales? ¿Pasas más tiempo en tu trabajo que tus compañeros?
Es el momento de decidir qué y cómo vas a medir los datos que necesitas para la siguiente fase del método.
Si necesitas tiempo o ignoras en qué lo estás invirtiendo. Puedes descargar esta plantilla cuyo enlace te mandaré por email, que he preparado para que anotes exactamente qué estás realizando en cada momento de tu día, durante una semana.
Una vez tengas esta hoja completa, podrás determinar en qué actividades y áreas empleas tu tiempo. Así podrás determinar tu rendimiento y tapar las posibles fugas en tu tiempo productivo.
Fase 3: El Análisis
Llego la hora de determinar qué pasos de los que realizas son defectuosos o suponen un lastre para tu objetivo. Es decir, las causas que te impiden tener más tiempo para tu crecimiento personal.
¿Dedicas más tiempo del preciso a la hora del café? ¿Te mueves demasiado por tu oficina y no eres capaz de centrarte y tener tu concentración a raya? ¿Existe algún área de tu empresa en el que consideras que pierdes más el tiempo?
Fase 4: La mejora
Ponte una alarma para no pasarte en tu tiempo de descanso. Utiliza técnicas como la Pomodoro para tener tus descansos y momentos de atención y trabajo limitados y controlados. Evita ciertas áreas de tu trabajo si consideras que pasas más tiempo del que deberías.
O, por ejemplo, ten una botella de agua en tu escritorio si te has dado cuenta de que vas mucho a la fuente para beber.
Fase 5: El control de la mejora
Imprescindible estar siempre alerta ante las nuevas amenazas que pretendan desviarte del buen camino.
Compañeros que te quieran entretener, reuniones improductivas, llamadas poco útiles, conversaciones inadecuadas, etc.
Usar la metodología DMAMC para conseguir más tiempo para tu desarrollo personal, te va a permitir recortarle minutos e incluso horas a tu trabajo. Te hará mucho más productivo y podrás emplear tu tiempo libre en lo que realmente quieras y necesites.
Del mismo modo que te he mostrado este ejemplo, su campo de implementación es enorme. Sirve para cualquier mejora que quieras realizar en tu vida personal como profesional.
La metodología DMAMC es una herramienta efectiva y muy versátil para resolver problemas –¿Qué te ha parecido esta propuesta? ¿Alguna vez has llevado a cabo un proceso igual o similar? ¿Realmente lo ves tan complicado para no empezar a ponerte en marcha ya?
